Cómo elegir el mejor Software de Gestión Policial

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Si estás buscando un software de gestión policial lo natural es que quieras conseguir automatizar tareas recurrentes, organizar y delegar actuaciones, y, a fin de cuentas, explotar mejor los recursos de los que dispones en comisaría. 

Es evidente que no todas las ciudades tienen las mismas exigencias y problemas que solucionar, por eso sus Policías Locales tienen diferentes métodos y protocolos que aplican a diario. 

A la hora de elegir el mejor software de gestión para ti, tendrás que averiguar si cubre todas tus necesidades y hacerte una serie de preguntas. 

En esta guía, queremos ayudarte a resolverlas.

 

¿Qué áreas de trabajo cubre el software?

Una de las preguntas más básicas que debes hacerte es: ¿Qué me permite hacer el programa exactamente? ¿Cuáles son sus capacidades?

La capacidad que más solicita la policía es, sin lugar a dudas, la centralización de las búsquedas de información. Esto quiere decir, que el software facilite el acceso a las múltiples bases de datos externas como PID de la DGT a través de la Red Sara o a las bases del padrón de habitantes.

Por otro lado, puede que te interese contar con un módulo de gestión interna para el área de recursos humanos y materiales. Observa si el programa proporciona un cuadrante, un tablón de anuncios y un panel para la solicitud de licencias y permisos con los que trabajar. 

¿Estás cansado del caos que provoca usar distintos procesadores de texto? OpenOffice Writer, Microsoft Word… Quizás busques un sistema de gestión policial que tenga un procesador de textos propio con plantillas para generar multas, atestados e informes. 

También, si para ti es importante mejorar tu capacidad para la predicción de delitos y situaciones de riesgo, será necesario que el programa estructure y conecte correctamente todo el volumen de datos complejos que manejas a diario. Mira si con la aplicación puedes generar un dashboard o cuadro de mando personalizado, donde visualizar estadísticas y gráficos para tomar mejores decisiones futuras. 

 

¿A qué entidades conecta?

La Policía Local tiene que mantener relaciones estrechas con otras entidades públicas y comunicarse con ellas con frecuencia. 

Analiza si el software es capaz de conectarte a la Dirección General de Tráfico (DGT), a los diferentes departamentos de tu Ayuntamiento o a la Diputación de tu provincia. 

Mira si lo hace con otras entidades como los servicios de emergencia de tu municipio (112, Protección Civil), órganos judiciales, registros de animales y otras fuerzas de seguridad.

Además, piensa en qué consiste esa conexión. ¿La conexión te permite realizar consultas y descargar información de sus bases de datos? ¿Enviar y firmar documentos electrónicos? ¿Hacer trámites? Asegúrate de las capacidades que ofrece cada una.  

Y si el software no tuviese conexión a esa entidad que necesitas (algo que a veces pasa), ¿la empresa proveedora sería capaz de desarrollar esa integración que buscas?

 

¿Se integra con otros sistemas?

En relación con la pregunta anterior, es esencial saber si la aplicación se integra con otros sistemas informáticos para que, sin salir de ella, puedas interactuar e intercambiar información entre sí.

Posiblemente en tu municipio cuentes con una red de cámaras de tráfico (LPR), drones y sensores IoT que monitorean la circulación y la actividad que ocurre en la calle. Necesitarás recibir alertas en tu dispositivo cuando se produzcan incidencias y acceder a imágenes y datos en tiempo real para realizar tu trabajo de forma efectiva.

También, será necesario que el software te facilite el trabajo con otras plataformas como Gestiona, TAO, Sedipualb@ y Avantius para la tramitación administrativa y procesal y Arena 2 para atestados. 

¿Es multiplataforma?

En la actualidad, cobra más importancia que nunca poder acceder a toda la información desde cualquier dispositivo móvil

¿El programa se puede ejecutar en distintos sistemas operativos y dispositivos? Las patrullas van a necesitar una buena conexión para trabajar a pie de calle.

 

En la nube vs. On-Premise

¿Te gustaría alojar el software en tus propios servidores o prefieres adquirir una solución en la nube? Es importante conocer qué ventajas e inconvenientes trae consigo cada opción y comprobar si la empresa proveedora ofrece ambas.

Lo cierto es que la nube es la modalidad más popular por su fácil mantenimiento, sostenibilidad y escalabilidad entre otras cosas, además de su encaje perfecto a proyectos smartcity.  

 

¿Cumple con los requerimientos legales?

Los datos que maneja la policía son sensibles y requieren de un blindaje especial.

Comprueba si el software que te gusta tiene certificaciones que acrediten su capacidad para proteger los datos que manejas y que puede resistir ciberataques como el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

 

Estándar vs. A medida

¿Es un programa personalizable? En otras palabras, ¿el software parte de una base estándar y puedes adaptarlo a la forma de trabajar de tu comisaría? 

Es importante que exista equilibrio entre los procesos de trabajo que se venían haciendo y los más optimizados que posibilita la aplicación, para que la implantación se haga sin fricciones y la plantilla lo acepte como algo natural.

 

¿Es fácil de usar?

A nadie le gusta trabajar con herramientas complicadas y difíciles de descifrar. Busca que el software que elijas sea intuitivo, que tenga una interfaz parecida a los programas informáticos que utilizas diariamente, con un aspecto familiar y una usabilidad sencilla.  

Así, no hará falta invertir mucho tiempo y esfuerzo en aprender a usarlo. Ni para las generaciones más jóvenes de agentes, ni para la plantilla más envejecida. 

 

¿Cómo se realiza la formación?

Existen formaciones presenciales y en remoto; formaciones impartidas en formatos diferentes: enseñanza por módulos o por tipos/roles de usuario. 

 

¿Se pueden migrar los datos del aplicativo actual al nuevo?

Muchas jefaturas de policía tienen miedo a cambiar de aplicativo porque piensan que durante la migración van a sufrir pérdidas de información muy valiosa. 

Pregunta si hay garantías de que esa información que habías estado acumulando durante años se puede migrar y conservar con éxito para continuar con tus tareas rápidamente sin problemas. 

 

¿Cómo es la asistencia técnica?

Cuando hay problemas o dudas sobre el programa, es importante recibir una respuesta inmediata. ¿A través de qué sistemas ofrece soporte la empresa? Las empresas proveedoras pueden facilitar vías de contacto a través de la página web como chatbots o portales para enviar tickets de soporte. Suelen ofrecerse también números de teléfono o correos electrónicos específicos.

Si prefieres el contacto por teléfono ¿Hay otra persona al otro lado de la línea para contestar? Puedes investigar cómo se realiza el soporte y si es de calidad preguntando a otras poblaciones y a la propia empresa. 

 

¿Qué te ha parecido la guía? ¿Ya sabes cómo elegir el mejor Software de Gestión Policial?

Para dar respuesta a todas estas cuestiones, deberás valorar varias alternativas y solicitar demostraciones a la empresa proveedora. Un software de gestión es una inversión a largo plazo y debes asegurarte de que cumple con las necesidades de tu comisaría al completo. 

Por eso, no te apresures, tómate tu tiempo en investigar y elige bien. 

Si actualmente estás buscando un software de gestión policial y necesitas ayuda, en VinfoPOL podemos asesorarte para detectar las características de tu software ideal. Contacta con nosotros. 


Ana Pérez
Ana Pérez
Trae al presente el trabajo policial del futuro. El trabajo policial móvil, capaz de interrelacionar y de integrarse con otros sistemas públicos.
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